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Ultima modifica: 26 Gennaio 2022

UFFICIO SEGRETERIA

CODICE MINISTERIALE: LUI84600N

C.F. ISTITUTO: 92051740469

E-MAIL: luic84600n@istruzione.gov.it

PEC: luic84600n@pec.istruzione.it

Telefono: 0583 584388 – 581457

Calendario di ricevimento al pubblico

Ricevimento telefonicoRicevimento in presenza su appuntamento
lunedì15.00-16.0016.00-17.45
martedì11.30-13.30
mercoledì11.30-13.30
giovedì11.30- 13.30
venerdì8.00-10.00

Si potrà accedere alla Segreteria per questioni urgenti ed indifferibili solo dopo previo appuntamento telefonico al n. 0583584388 Privilegiare appuntamenti telefonici o su piattaforma meet.

Per appuntamenti e colloqui con la dirigente scrivere all’indirizzo: dirigente@lucca3.edu.it

Per ogni altra richiesta scrivere a luic84600n@istruzione.it

CODICE UNIVOCO:

UFRON1

PAGAMENTI: Sistema di pagamento Pagonline

ORGANIGRAMMA UFFICIO:

DIREZIONE UFFICI E SERVIZI GENERALI
D.ssa Elena Sabrina FRANCO
1. Servizio POSTA
● Verifica quotidianamente la posta in entrata e coordina lo smistamento con l’assistente degli
Affari generali;
● Cura il disegno operativo dell’Albo on line e di Amministrazione Trasparente
2. Organizzazione dei servizi generali ed Amministrativi
● Elabora il Piano del lavoro e delle attività del Personale ATA;
● Ordina i servizi al Personale ATA;
● Coordina tutti gli Uffici Amministrativi;
● Coordina e Verifica tutti i servizi ausiliari, anche con visite periodiche in loco;
● Coordina e Verifica i servizi tecnici;
● Fornisce le indicazioni per la sostituzione del personale ATA assente;
● Esprime il proprio parere sulle richieste di assenza del Personale ATA;
3. Contratto Integrativo di Istituto
● Quantifica le risorse pervenute in competenza e le economie degli anni precedenti;
● Predispone la comunicazione al dirigente circa le risorse disponibili ed i compensi erogati ai
percepenti;
● Propone al Dirigente le risorse da impiegare per i compensi al personale ATA e relative attività
aggiuntive;
● Svolge attività di consulente in tutta la procedura di elaborazione e predisposizione del
contratto integrativo di Istituto;
● Elabora la relazione tecnica illustrativa del Contratto Integrativo di istituto;
● Invia la documentazione ai revisori per l’acquisizione della certificazione di compatibilità
finanziaria;
● Invia il contratto e degli allegati all’ARAN;
4. Liquidazione Compensi accessori
● Verifica delle attività aggiuntive svolte dal Personale ATA;
● Elaborazione tabelle di liquidazione in software emolumenti Argo oppure direttamente al
SIDI;
● Iscrizione impegni (netto e ritenute) in bilancio;
5. Programma Annuale
● Quantifica le risorse pervenute;
● Collabora con il dirigente scolastico per la elaborazione del Programma Annuale
● Compila le schede finanziarie per il Programma Annuale
● Collabora con il dirigente scolastico per l’elaborazione della relazione da allegare al PA e da
sottoporre alla Giunta esecutiva
● Elabora i prospetti contabili da allegare al Programma Annuale
● Elabora la relazione di assestamento al 30 Giugno di ogni anno
6. Conto Consuntivo
● Quantifica l’avanzo di amministrazione
● Quantifica il saldo cassa
● Elabora i prospetti contabili
● Calcola l’ammortamento per la redazione del valore del Patrimonio dell’Istituzione scolastica;
● Elabora una relazione finale da sottoporre ai revisori per il parere ed al Consiglio di Istituto
per l’approvazione
7. Gestione finanziaria
● Verifica la disponibilità per la sostenibilità di una spesa
● Verifica le note di assegnazione ed erogazione di risorse in favore dell’I.C. Lucca 3
● Predispone le variazioni al Programma Annuale
● Predispone gli atti per la radiazione dei residui attivi
● Predispone gli atti per la perenzione dei residui passivi
● Elabora le reversali di incasso e cura la corretta imputazione
8. Revisori dei conti:
● Intrattiene rapporti di collaborazione con i revisori dei conti per concordare ed organizzare
le periodiche verifiche in loco o telematiche;
9. OO.CC:
● Svolge le funzioni di segretario verbalizzante per le riunioni della Giunta esecutiva;
● Elabora le delibere del Consiglio di Istituto se riferite ad argomenti di contabilità
● Partecipa alle riunioni del Consiglio di Istituto per esporre questioni di natura contabile
strettamente attinenti al proprio ruolo;
10. Istituto cassiere e servizio di tesoreria
Cura la convenzione di cassa (gestione, rinnovo, aggiornamento software…)
11. Tenuta Registri
● Custodisce e cura l’aggiornamento del registro dei verbali di Giunta;
● Custodisce e cura l’aggiornamento del registro dei verbali dei Revisori dei Conti;
12. Indicazioni generali per tutti gli adempimenti:
● Rispetto normativa trattamento dati sensibili (D.Leg.vo 196/2003 e GDPR 679/2016)
● Rispetto normativa trasparenza amministrativa (Legge 241/1990 e ss.mm.ii.);
● Rispetto disposizioni di cui al D. Leg.vo 33/2013 e ss.mm.ii. in materia di
amministrazione trasparente.
● Cura e Gestione archivio corrente e storico di propria competenza
13. Servizio Sportello:
● Gestione Relazioni con il pubblico (interno ed esterno) per il proprio settore di
competenza
14. Accesso agli atti per il settore di propria competenza:
Assistenza e cura dell’istruttoria. Collaborazione con il Dirigente scolastico ed esecuzione delle
sue determinazioni
15. Progetti europei e finanziamenti straordinari (PNSD-MONITOR 440-altro…)
Supporta il DS e il Dsga nelle pratiche inerenti alle proprie mansioni relativamente ai progetti
PON/FSE – PON/FESR o altro a cui gli OO.CC. decideranno di aderire
16. Indicazioni generali per tutti gli adempimenti:
● Rispetto normativa trattamento dati sensibili (D.Leg.vo 196/2003 e GDPR 679/2016)
● Rispetto normativa trasparenza amministrativa (Legge 241/1990 e ss.mm.ii.);
● Rispetto disposizioni di cui al D. Leg.vo 33/2013 e ss.mm.ii. in materia di
amministrazione trasparente.
● Cura e Gestione archivio corrente e storico di propria competenza
17. Protocollo in uscita e Trasparenza:
● Protocolla in uscita gli atti di propria competenza
● Provvede alla pubblicazione degli atti di propria competenza in:
✔ Albo on line
✔ Amministrazione Trasparente
✔ Argo scuolanext
✔ Sito web;
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Sig.ra Graziella MABRITTO (Vicaria dsga)
Affari Generali – Ufficio Contabilità
1. Gestione pratiche assegnate
Visiona quotidianamente il proprio Ufficio Digitale di lavoro archiviato su Gecodoc. Dentro ci
saranno le pratiche che dovranno essere lavorate e portate a compimento/soluzione
2. Protocollo
● Acquisisce la posta in entrata che è stata assegnata al suo ufficio, la protocolla nel rigoroso
rispetto delle indicazioni di questo documento e la archivia correttamente nei fascicoli
dedicati e nei sottofascicoli ivi inseriti. Eventuali assegnazioni errate saranno riassegnate
correttamente informando l’assistente che si occupa degli affari generali ed il DSGA.
● Digitalizza la posta cartacea che acquisisce quando fa servizio sportello all’utenza e
provvede a corretta registrazione (mittente, oggetto, archiviazione….)
● Cura le scadenze di propria competenza, avendo attenzione di sollecitare la soluzione di
problemi ancora non in via di determinazione;
● Cura della notifica delle circolari di propria competenza a TUTTO il personale interessato
in base all’oggetto delle stesse ed ai destinatari in indirizzo.
3. Google calendar
Aggiorna e controlla il “Google Calendar” dove vengono inseriti tutti gli impegni che riguardano
la segreteria e le relative scadenze, e il file per gli appuntamenti;
4. Abilitazioni telematiche – SIDI – ARGO
● Abilita e disabilita il personale alle funzioni SIDI in base al presente piano di lavoro;
● Abilita e disabilita il personale alle funzioni Argo in base al presente piano di lavoro;
● Abilita il personale docente ed ATA alle funzionalità “personali” dei gestionali ARGO
● Abilita i docenti per il registro elettronico;
4. Acquisti
● Raccolta richiesta di acquisto beni e fornitura servizi;
● Acquisizione dei preventivi nel rigoroso rispetto della vigente normativa in materia;
● Elaborazione della determina dirigenziale;
● Acquisizione CIG e CUP
● Iscrizione impegni a bilancio
● Elaborazione dell’ordinativo di acquisto e/o contratto e/o convenzione;
● Elaborazione dichiarazione del dirigente per impiego fondi per alunni H
● Acquisizione di tutti i documenti del fornitore e rispetto della normativa sui controlli di rito;
✔Durc
✔Casellario ANAC
✔Casellario giudiziale degli Amministratori
✔Verifiche PA su Infocamere
✔Autocertificazione ex art. 80 D. L.vo 50/2016
✔DGUE
✔Verifica ADE (Ditta ed Amministratori)
✔Verifica inadempimenti per pagamenti oltre € 5.000, IVA esclusa.
● Corretta archiviazione e conservazione in gecodoc
● Scarico e protocollo fatture, con rigorosa attenzione alle scadenze;
● Inserimento n. di protocollo fatture al SIDI;
● Emissione di Certificati di regolare fornitura, previa verifica delle forniture
✔ DSGA – per liquidazione fatture di acquisto beni;
✔ Dirigente – per liquidazione fatture di acquisto servizi;
● Elaborazione dei provvedimenti di liquidazione fatture a firma del DS
● Emissione mandati di pagamento
● Invio F24 all’Agenzia delle Entrate
● Registrazione mandati di pagamento al SIDI
5. Tenuta Registri
● Custodisce e cura l’aggiornamento del registro degli inventari (l’aggiornamento deve
avvenire entro 3 gg dall’arrivo della merce);
● Custodisce e cura l’aggiornamento del registro dei beni durevoli;
● Custodisce e cura l’aggiornamento del registro del facile consumo in collaborazione con il
collaboratore scolastico a cui sarà assegnato l’incarico.
● Custodisce e cura l’aggiornamento del registro dei contratti sul programma Argo bilancio;
● Custodisce il registro della consegna chiavi dell’Istituto a Collaboratori scolastici e/o
esterni;
6. Liquidazione Compensi accessori
● Tenuta ed aggiornamento dell’anagrafica percepenti nel software Emolumenti di Argo
● Elaborazione degli incarichi del Fondo MOF, a seguito della sottoscrizione del
Contratto Integrativo di istituto;
● Elaborazione dei provvedimenti di liquidazione compensi a firma del DS
● Emissione mandati di pagamento;
● Elaborazione UNIEMENS per Dipendenti a Tempo determinato
7. Rapporti con Istituto cassiere e Banca d’Italia
● Verifica costantemente il portale home banking dell’Istituto cassiere
● Concilia almeno una volta alla settimana il saldo cassa, quello della banca d’Italia e
dell’Istituto cassiere;
● Scarica i modelli 56T dal portale Banca d’Italia
8. Sistema PAGO PA
● Crea gli eventi per consentire a tutti i debitori di versare i contributi nel rispetto della vigente
norma;
9. Dichiarazioni
● 770
● IRAP
● CU
● Ex Pre – 96 (da compilarsi mensilmente e non annualmente)
● Rendicontazioni e monitoraggio progetti
10. Contributi privati
● Gestione, classificazione e rendicontazione dei contributi dei genitori:
✔ Volontario
✔ Libretti giustifiche
✔ Assicurazione
✔ Gite scolastiche e visite guidate
✔ Progetti POF
✔ Cauzioni
✔ Altro….
11. Adempimenti generali in materia di pagamenti
● Elabora e pubblica l’indicatore di tempestività dei pagamenti:
✔ 31.03
✔ 30.06
✔ 30.09
✔ 31.12
✔ Annuale
● Cura gli adempimenti della Piattaforma di Certificazione dei Crediti;
● Cura la dichiarazione di assenza posizione debitorie entro il 30.04
● Predispone gli atti da allegare al conto consuntivo per l’acquisizione del parere dei revisori
dei Conti;
12. Contratti di assistenza periodica
● Cura i rapporti contrattuali con il fornitore;
● Gestisce le comunicazioni in caso di necessità
● Aggiorna il conteggio degli interventi ed il rispetto degli accordi contrattuali;
● Monitora le scadenze contrattuali per procedere a nuova commessa nei termini
13. Servizio fotocopie
● Cura i rapporti contrattuali con il fornitore;
● Cura il ricarico delle tessere e l’assegnazione agli aventi diritto
14. Convenzioni per uso dei locali scolastici da parte di esterni
● Cura i rapporti con l’Ente locale per la gestione dei locali;
● Predispone gli atti a riguardo da sottoporre al Consiglio di Istituto;
● Crea gli eventi di pagamento per il versamento dei contributi;
● Elabora le convenzioni che bisogna sottoscrivere con gli esterni;
● Elabora un calendario per gli ingressi degli esterni nei locali dell’Istituto;
● Coordina le attività di consegna chiavi dell’Istituto ad esterni a qualunque titolo.
15.Comodati uso beni dell’Istituto
● In collaborazione con l’Ufficio Didattica, elabora i contratti di comodato per il noleggio dei
device e degli strumenti musicali da parte degli alunni e/o del personale;
● Crea gli eventi di pagamento per le cauzioni;
● Cura la restituzione dei prodotti e ne verifica l’integrità
● Affida le chiavi dei locali scolastici a chiunque ne abbia necessità, assicurandosi la firma sul
relativo registro (stretta collaborazione con il direttore sga)
● Affida le chiavi degli armadi scolastici a chiunque ne abbia necessità, assicurandosi la firma
sul relativo registro (stretta collaborazione con il direttore sga)
16. Indicazioni generali per tutti gli adempimenti:
● Rispetto normativa trattamento dati sensibili (D.Leg.vo 196/2003 e GDPR 679/2016)
● Rispetto normativa trasparenza amministrativa (Legge 241/1990 e ss.mm.ii.);
● Rispetto disposizioni di cui al D. Leg.vo 33/2013 e ss.mm.ii. in materia di
amministrazione trasparente.
● Cura e Gestione archivio corrente e storico di propria competenza
17. Servizio Sportello:
● Gestione Relazioni con il pubblico (interno ed esterno) per il proprio settore di
competenza
18. Accesso agli atti per il settore di propria competenza:
Assistenza e cura dell’istruttoria. Collaborazione con il Dirigente scolastico ed esecuzione
delle sue determinazioni
19. Gestione donazioni:
✔ Collabora con i referenti di plesso per la registrazione dei prodotti donati a seguito
di raccolta punti;
✔ Coordina le operazioni di registrazione relative alle donazioni di ogni genere che
avvengono in favore dell’Istituto (eventuali delibere del Consiglio di Istituto,
registrazione dei registri di facile consumo, beni durevoli, inventario…)
20. Progetti europei e finanziamenti straordinari (PNSD-MONITOR 440-altro…)
Supporta il DS e il Dsga nelle pratiche inerenti alle proprie mansioni relativamente ai progetti
PON/FSE – PON/FESR o altro a cui gli OO.CC. decideranno di aderire
21. Indicazioni generali per tutti gli adempimenti:
● Rispetto normativa trattamento dati sensibili (D.Leg.vo 196/2003 e GDPR 679/2016)
● Rispetto normativa trasparenza amministrativa (Legge 241/1990 e ss.mm.ii.);
● Rispetto disposizioni di cui al D. Leg.vo 33/2013 e ss.mm.ii. in materia di
amministrazione trasparente.
● Cura e Gestione archivio corrente e storico di propria competenza
22. Servizio Sportello:
● Gestione Relazioni con il pubblico (interno ed esterno) per il proprio settore di
competenza
23. Collaborazioni:
✔Collabora con il DS ed il DSGA per ogni eventuale richiesta di adempimento
✔Collabora con tutte le figure di sistema;
✔Collabora con i colleghi del settore amministrativo
✔Collabora con il personale ausiliario per lo svolgimento dei compiti istituzionali
24. Protocollo in uscita e Trasparenza:
● Protocolla in uscita gli atti di propria competenza
● Provvede alla pubblicazione degli atti di propria competenza in:
✔ Albo on line
✔ Amministrazione Trasparente
✔ Argo scuolanext
✔ Sito web;
In caso di assenza a qualunque titolo, sia del DSGA che della Sig.ra Graziella Mabritto
sostituiscono in ordine i seguenti colleghi:
1. PASTORE Carolina
2. CORTOPASSI Monica
3. GRASSI Gabriella
4. SALVETTI Carlo
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Sig. Carlo SALVETTI
Ufficio Affari Generali – Didattica
1. Gestione pratiche assegnate
Visiona quotidianamente il proprio Ufficio Digitale di lavoro archiviato su Gecodoc. Dentro ci
saranno le pratiche che dovranno essere lavorate e portate a compimento/soluzione
2. Protocollo
● Acquisisce la posta in entrata che è stata assegnata al suo ufficio, la protocolla nel rigoroso
rispetto delle indicazioni di questo documento e la archivia correttamente nei fascicoli
dedicati e nei sottofascicoli ivi inseriti. Eventuali assegnazioni errate saranno riassegnate
correttamente informando l’assistente che si occupa degli affari generali ed il DSGA.
● Digitalizza la posta cartacea che acquisisce quando fa servizio sportello all’utenza e
provvede a corretta registrazione (mittente, oggetto, archiviazione….)
● Cura le scadenze di propria competenza, avendo attenzione di sollecitare la soluzione di
problemi ancora non in via di determinazione;
● Cura della notifica delle circolari di propria competenza a TUTTO il personale interessato
in base all’oggetto delle stesse ed ai destinatari in indirizzo.
3. Google Calendar
Aggiorna e controlla il “Google Calendar” dove vengono inseriti tutti gli impegni che riguardano
la segreteria e le relative scadenze, e il file per gli appuntamenti;
4. Accreditamento Scuolanext
● Abbinamento della classe ai singoli docenti sul portale Argo, per l’utilizzo delle
funzionalità da parte dei docenti;
● Creazione e trasmissione delle credenziali del gestionale per i genitori;
5. Tenuta dei fascicoli degli alunni
● Iscrizione – immatricolazione – Trasferimenti.
● Verifica dei documenti ivi inseriti.
● Verifica del corretto inserimento di TUTTI i dati dell’interessato al software gestionale ed
Integrazione/correzione ove necessario. Il tutto sia dell’alunno che degli esercenti la
responsabilità genitoriale.
● Unificazione fascicolo personale.
● Acquisizione dei fascicoli degli alunni in Entrata. Invio dei fascicoli di alunni in uscita.
● Aggiornamento costante dei dati.
6. Iscrizione annuale dei nuovi alunni
● Collaborazione con il D.S. e con i docenti referenti per la gestione delle attività annuali
relative all’ingresso dei nuovi alunni;
● Monitoraggio in itinere delle iscrizioni che pervengono ed aggiornamento dati al Dirigente
e suoi collaboratori e funzioni di sistema; tempestivamente comunica ai docenti della classe
la nuova iscrizione.
● Comunica tempestivamente ai docenti i nuovi inserimenti in corso d’a.s.
● Predisposizione dati per l’elaborazione dell’organico.
● Determinazione del fabbisogno dell’organico di sostegno; rilevazione, tabulazione ed
aggiornamento continuativo degli alunni con disabilità, alunni DSA/ADHD/BES
certificati, alunni non italofoni, alunni disabili/non italofoni rom/sinti/camminanti
7. Rinnovo OO.CC.
Cura, in collaborazione con il dirigente, i seguenti procedimenti:
✔ Rinnovo Consiglio di Istituto in collaborazione con l’addetto agli Affari Generali;
✔ Rinnovo Organi Collegiali annuali (Consigli di classe, interclasse e intersezione)
✔ Aggiornamento degli elenchi degli eletti
8. Infortuni di Personale Docente, Ata ed Alunni
Cura di tutta la pratica relativa all’infortunio occorso a personale Docente, ATA ed Alunni.
Acquisizione dei documenti, adempimenti al portale sidi e relative comunicazioni all’INAIL ed alla
Compagnia assicurativa con cui l’Istituto ha sottoscritto la Polizza. Segnalazione a INAIL infortuni
per covid personale docente ed ATA. Stretta collaborazione con il Dirigente Scolastico.
Al verificarsi dell’infortunio, che da normativa vigente, ha tempi molto ristretti, e qualora
necessario, l’addetto è autorizzato a restare in servizio anche oltre l’orario d’obbligo. Le ore prestate
in eccedenza all’orario d’obbligo saranno regolate come da contrattazione integrativa di Istituto.
9. Nulla Osta Alunni
● Elaborazione dei Nulla Osta in uscita.
● Acquisizione della disponibilità dell’Istituzione che accoglie.
● Acquisizione dei Nulla Osta in Entrata
● Per la scuola dell’Infanzia:
✔ Gestione delle comunicazioni di eventuale interruzione di frequenza.
✔ Gestione di nuovi ingressi in corso d’anno
10. Verifica Obbligo scolastico
● In sinergia con i collaboratori del Dirigente scolastico monitoraggio delle frequenze e
dell’evasione obbligo scolastico.
● Tempestiva notifica al Dirigente scolastico per le determinazioni ed azioni consequenziali.
11. Elaborazione dei certificati degli alunni
● Elaborazione dei certificati (di ogni tipo) degli alunni frequentanti le scuole dell’I.C. Lucca 3 di
Lucca.
Adempimento da eseguire entro 3 gg. massimo dalla richiesta
12. Gite scolastiche e visite guidate:
Adempimenti relative a tutte le uscite didattiche, visite guidate, Viaggi di Istruzione che
dovessero riguardare gli allievi dell’Istituto. Precisamente:
✔ acquisizione della documentazione da parte del docente responsabile dell’uscita
didattica/visita guidata/viaggio d’istruzione.
✔ Pratica di sicurezza. Notifica agli organi competenti se l’uscita prevede l’uso di mezzo
di trasporto;
✔ Nomina al Personale DOCENTE (ed ATA se previsto) quale accompagnatore;
✔ Acquisizione della relazione di fine attività da parte del Docente Responsabile.
✔ Apertura di un fascicolo per ogni evento.
✔ Collaborazione con Figure di Sistema e Funzioni Strumentali.
13. Anagrafe alunni:
Cura di tutti gli adempimenti previsti relativamente agli alunni della scuola di ogni grado
Statistiche e Monitoraggi
 Cura di tutte le statistiche e monitoraggi relativi agli alunni dell’I.C. Lucca 3 di Lucca. Cura di
tutte le statistiche, monitoraggi e rilevazioni relativi agli alunni dell’I.C. Lucca 3 di Lucca
14. Gruppo Sportivo
Collaborazione con la docente referente per tutti gli adempimenti relativi al gruppo sportivo. Cura
e custodia di tutti i documenti (registro, acquisizione progetto, time card…)
15. Insegnamento Religione Cattolica
● Cura di tutti gli adempimenti per gli alunni dell’Istituto.
● Monitoraggi con la curia.
● Esoneri e svolgimento attività alternative
16. Insegnamento Educazione fisica
● Cura di tutti gli adempimenti per gli alunni dell’Istituto.
● Esoneri e gestione documentazioni
17. Valutazioni periodiche
● Gestione pagelle, tabelloni, documenti relativi alle verifiche intermedie.
● Scrutinio on line supporto personale docente dell’Istituto Comprensivo Lucca 3 di Lucca
● Collaborazione con i referenti e con tutti i docenti;
18. Esami di fine ciclo
● Cura di tutta la procedura in collaborazione con il Dirigente Scolastico ed i suoi collaboratori.
● Predisposizione di tutto il materiale (fogli per gli scritti ed altro materiale per la chiusura del
plico e per il funzionamento delle commissioni)
19. Tenuta dei Registri
Commentato [1]: E RILEVAZIONI relative agli alunni
● Cura, custodia ed aggiornamento costante di Registro Iscrizione telematico
● Cura, custodia ed aggiornamento costante di Registro Matricola telematico
20. Invalsi
 Gestione di tutti gli adempimenti relativi alle prove e comunicazione dati alunni; collaborazioni
con i docenti referenti;
 Gestione delle funzioni e dei compiti assegnati nell’ambito delle rilevazioni INVALSI: –
distribuzione dei questionari di contesto alle famiglie degli alunni – successiva ricezione e
custodia dei suddetti questionari – inserimento dei dati di contesto in forma anonima sulla
piattaforma INVALSI – distruzione dei suddetti documenti al termine delle operazioni di
inserimento
21. Comodato Uso Strumentazione e Libri di testo
Collabora con la Sig.ra Barsotti, con la Sig.ra Mabritto e con l’assistente tecnico per l’elaborazione
dei contratti di comodato d’uso di devices, strumenti musicali ed ogni altro strumento per la DAD
e per la DDI.
Collabora con la referente per il comodato dei libri di testo.
22. Comodato Uso Strumentazione e Libri di testo
Elabora gli eventi di pagamento per le famiglie in portale Argo Pago PA;
23. Libri di testo
● Gestione procedure adozione libri di testo
● Collaborazione con i coordinatori di classe per gli adempimenti necessari, consequenziali alle
adozioni di fine anno, valide per gli anni successivi.
● Elaborazione degli elenchi da pubblicare sul sito dell’Istituzione scolastica
24. Collaborazioni:
✔Collabora con il DS ed il DSGA per ogni eventuale richiesta di adempimento
✔Collabora con tutte le figure di sistema;
✔Collabora con i colleghi del settore amministrativo
✔Collabora con il personale ausiliario per lo svolgimento dei compiti istituzionali
19. Protocollo in uscita e Trasparenza:
● Protocolla in uscita gli atti di propria competenza
● Provvede alla pubblicazione degli atti di propria competenza in:
✔ Albo on line
✔ Amministrazione Trasparente
✔ Argo scuolanext
✔ Sito web;
20. Indicazioni generali per tutti gli adempimenti:
● Rispetto normativa trattamento dati sensibili (D.Leg.vo 196/2003 e GDPR 679/2016)
● Rispetto normativa trasparenza amministrativa (Legge 241/1990 e ss.mm.ii.);
● Rispetto disposizioni di cui al D. Leg.vo 33/2013 e ss.mm.ii. in materia di
amministrazione trasparente.
● Cura e Gestione archivio corrente e storico di propria competenza
21. Servizio Sportello:
● Gestione Relazioni con il pubblico (interno ed esterno) per il proprio settore di
competenza
22. Accesso agli atti per il settore di propria competenza:
● Assistenza e cura dell’istruttoria. Collaborazione con il Dirigente scolastico ed
esecuzione delle sue determinazioni
23. Progetti europei e finanziamenti straordinari (PNSD-MONITOR 440-altro…)
Supporta il DS e il Dsga nelle pratiche inerenti alle proprie mansioni relativamente ai progetti
PON/FSE – PON/FESR o altro a cui gli OO.CC. decideranno di aderire
In caso di assenza a qualunque titolo sostituiscono in ordine i seguenti colleghi:
1. PASTORE Carolina
2. GRASSI Gabriella
3. CORTOPASSI Monica
4. MABRITTO Graziella
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Sig. Carolina PASTORE
Affari Generali – Personale 1
Comparto Compiti Assegnati
AFFARI GENERALI
● Visiona quotidianamente la posta in Entrata, sia da PEO che da PEC, la importa, la
assegna all’ufficio di competenza, individuato con l’ausilio del Piano ATA e/o con la
collaborazione del DSGA;
● Protocolla la posta destinata al Dirigente scolastico e suoi collaboratori ed al DSGA;
● Assegna la posta in entrata all’Ufficio del singolo dipendente. L’assegnazione sarà
effettuata in base al presente piano di lavoro, in caso di dubbio si rivolgerà al DSGA;
● Trasforma in digitale la posta in entrata prodotta in modalità cartacea;
● Invia il registro giornaliero e periodico in conservazione;
● Al 31 Dicembre di ogni anno provvede alla raccolta e all’archiviazione in base alla
classificazione dei documenti e al riordino e riclassificazione dell’archivio sia cartaceo
che digitale per l’anno successivo a decorrere dal 1 gennaio.
● Acquisisce la posta in entrata che è stata assegnata al suo ufficio, la protocolla nel
rigoroso rispetto delle indicazioni di questo documento e la archivia correttamente
nei fascicoli dedicati e nei sottofascicoli ivi inseriti. Eventuali assegnazioni errate
saranno riassegnate correttamente informando l’assistente che si occupa degli affari
generali ed il DSGA.
● Digitalizza la posta cartacea che acquisisce quando fa servizio sportello all’utenza di
propria competenza e provvede a corretta registrazione (mittente, oggetto,
archiviazione….)
● Cura le scadenze di propria competenza, avendo attenzione di sollecitare la soluzione
di problemi ancora non in via di determinazione;
● Cura della notifica delle circolari di propria competenza a TUTTO il personale
interessato in base all’oggetto delle stesse ed ai destinatari in indirizzo.
● Protocolla in uscita gli atti di propria competenza
● Provvede alla pubblicazione degli atti di propria competenza in:
✔ Albo on line
✔ Amministrazione Trasparente
✔ Argo scuolanext
✔ Sito web
PROGETTI
EUROPEI E
FINANZIAMENTI
STRAORDINARI
(PNSDMONITOR 440-
ALTRO…)
● Supporta il DS e il Dsga nelle pratiche inerenti alle proprie mansioni relativamente ai
progetti PON/FSE – PON/FESR o altro a cui gli OO.CC. decideranno di aderire
ACCESSO AGLI ATTI ● Assistenza e cura dell’istruttoria. Collaborazione con il Dirigente scolastico ed
esecuzione delle sue determinazioni
COLLABORAZIONI ● Collabora con il DS ed il DSGA per ogni eventuale richiesta di adempimento
● Collabora con tutte le figure di sistema;
● Collabora con i colleghi del settore amministrativo
● Collabora con il personale ausiliario per lo svolgimento dei compiti istituzionali
GESTIONE
APPUNTAMENTI
● Aggiorna e controlla il “Google Calendar” dove vengono inseriti tutti gli impegni che
riguardano la segreteria e le relative scadenze, e il file per gli appuntamenti;
URP ● Gestione Relazioni con il pubblico (interno ed esterno) per il proprio settore di
competenza
GESTIONE OO.CC.
● Collabora con il DS e con l’Ufficio Didattica per il rinnovo de:
o Consiglio di Istituto
o RSU
● Elabora, protocolla, invia le convocazioni e le comunicazioni di:
o Collegio dei docenti;
o Consiglio di Istituto;
o Giunta esecutiva;
o RSU
● Redige il verbale delle riunioni:
o ATA
o RSU
o Altro se necessario
● Collabora con il Direttore SGA per la redazione, conservazione e pubblicazione dei
verbali e delle delibere del Consiglio di Istituto;
● Collabora con il Dirigente per la redazione del Contratto Integrativo di Istituto;
ADEMPIMENTI
PRIVACY D. L.VO
196/2003 E GDPR
679/2016
● Collabora con il D.S. per lo svolgimento di tutti gli adempimenti legati alla normativa
sulla privacy nell’ambito lavorativo d.lgs. 196/2003 e GDPR 679/2016 (supporto
DPO);
● Elaborazione degli incarichi al personale tutto;
● Aggiorna la modulistica privacy;
● Provvede alla pubblicazione sull’apposita area privacy del sito web;
ADEMPIMENTI
SICUREZZA D. L.VO
81/2008
● Collabora con il D.S. per lo svolgimento di tutti gli adempimenti legati alla normativa
sulla sicurezza nell’ambito lavorativo d.lgs. 81 (supporto docente referente sicurezza,
RSPP, Medico Competente);
● Elaborazione degli incarichi al personale tutto;
RAPPORTI CON IL
PROPRIETARIO
DEGLI EDIFICI
SCOLASTICI:
COMUNE DI LUCCA
● Guida, e sostituisce in caso di assenza, l’operato della sig.ra Barsotti Patrizia che
si occupa di:
o Curare la richiesta di intervento di manutenzione da parte del Comune di Lucca;
o Aggiornare periodicamente il registro delle manutenzioni, avendo cura di
accertarsi dell’esito della richiesta. Il registro è archiviato nel drive dell’account
ICLUCCA3AMMINISTRAZIONE@gmail.com, ove deve essere aggiornato in
tempo reale.
o Curare la richiesta di smaltimento materiali con la Ditta “sistema Ambiente e
con il Comune;
ATTIVITÀ DEL POF
E PTOF
● Raccoglie tutte le attività progettuali provenienti dall’esterno e da docenti interni;
● Collabora con DS e figure di sistema per l’elaborazione del PTOF;
● Cura la comunicazione interistituzionale relativamente alle attività scolastiche;
● Gestisce i corsi di aggiornamento, fogli firma e attestati degli stessi;
INCARICHI
AGGIUNTIVI AL
PERSONALE
INTERNO
● Collaborazione con il DS ed il DSGA per la redazione degli incarichi MOF;
ANAGRAFE DELLE
PRESTAZIONI
● Registrazioni periodiche di tutti i dati al portale PerlaPa settore Anagrafe delle
prestazioni, entro 15 gg dal verificarsi dell’evento;
AVVISI E BANDI
PER
RECLUTAMENTO
AI SENSI DEL D.
L.VO 165/2001
● Collabora con il Direttore SGA per l’elaborazione degli avvisi per il reclutamento di
specifiche figure professionali individuate nel PTOF.
● Collaborazione con il DS ed il DSGA per la redazione dei contratti con esperti esterni
di qualunque tipologia (progetti, servizi esternalizzati ….)
ASSEMBLEE
SINDACALI
● Gestione di tutti gli adempimenti come da vigente normativa a riguardo
● Elaborazione circolare.
● Acquisizione delle schede di adesione.
● Adempimenti consequenziali.
● Stretta collaborazione con collaboratori del Dirigente Scolastico per gestione delle
classi
● Conteggio delle ore
SCIOPERI
● Gestione di tutti gli adempimenti.
● Elaborazione circolare.
● Acquisizione delle eventuali schede di adesione.
● Adempimenti consequenziali.
● Stretta collaborazione con collaboratori del Dirigente scolastico per la gestione delle
classi
● Rilevazioni
AUTORIZZAZIONI
LIBERE
PROFESSIONI
● Raccolta delle richieste
● Elaborazione dell’autorizzazione in collaborazione con il DS
● Informativa ai dipendenti che inviano la richiesta;
● Predisposizione degli eventuali decreti di diniego motivato;

INDICAZIONI
GENERALI
● Rispetto normativa trattamento dati sensibili (D.Leg.vo 196/2003 e GDPR
679/2016)
● Rispetto normativa trasparenza amministrativa (Legge 241/1990 e ss.mm.ii.);
● Rispetto disposizioni di cui al D. Leg.vo 33/2013 e ss.mm.ii. in materia di
amministrazione trasparente.
● Cura e Gestione archivio corrente e storico di propria competenza
SOSTITUZIONI 1. Grassi Gabriella
2. Cortopassi Monica
3. Salvetti Carlo
4. Mabritto Graziella
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sig. Monica CORTOPASSI
Affari Generali – Personale 2
Comparto Compiti Assegnati
AFFARI GENERALI
● Acquisisce la posta in entrata che è stata assegnata al suo ufficio, la protocolla nel
rigoroso rispetto delle indicazioni di questo documento e la archivia correttamente
nei fascicoli dedicati e nei sottofascicoli ivi inseriti. Eventuali assegnazioni errate
saranno riassegnate correttamente informando l’assistente che si occupa degli affari
generali ed il DSGA.
● Digitalizza la posta cartacea che acquisisce quando fa servizio sportello all’utenza di
propria competenza e provvede a corretta registrazione (mittente, oggetto,
archiviazione….)
● Cura le scadenze di propria competenza, avendo attenzione di sollecitare la soluzione
di problemi ancora non in via di determinazione;
● Cura della notifica delle circolari di propria competenza a TUTTO il personale
interessato in base all’oggetto delle stesse ed ai destinatari in indirizzo.
● Protocolla in uscita gli atti di propria competenza
● Provvede alla pubblicazione degli atti di propria competenza in:
✔ Albo on line
✔ Amministrazione Trasparente
✔ Argo scuolanext
✔ Sito web
PROGETTI
EUROPEI E
FINANZIAMENTI
STRAORDINARI
(PNSDMONITOR 440-
ALTRO…)
● Supporta il DS e il Dsga nelle pratiche inerenti alle proprie mansioni relativamente ai
progetti PON/FSE – PON/FESR o altro a cui gli OO.CC. decideranno di aderire
PRIVACY
● Collabora con il D.S. per lo svolgimento di tutti gli adempimenti legati alla normativa
in materia di Privacy ed alla produzione della documentazione relativa all’
applicazione D.L. 196/2003 Privacy ed del nuovo regolamento europeo 2016/679;
ACCESSO AGLI ATTI ● Assistenza e cura dell’istruttoria. Collaborazione con il Dirigente scolastico ed
esecuzione delle sue determinazioni
COLLABORAZIONI ● Collabora con il DS ed il DSGA per ogni eventuale richiesta di adempimento
● Collabora con tutte le figure di sistema;
● Collabora con i colleghi del settore amministrativo
● Collabora con il personale ausiliario per lo svolgimento dei compiti istituzionali
GESTIONE
APPUNTAMENTI
● Aggiorna e controlla il “Google Calendar” dove vengono inseriti tutti gli impegni che
riguardano la segreteria e le relative scadenze, e il file per gli appuntamenti;
URP ● Gestione Relazioni con il pubblico (interno ed esterno) per il proprio settore di
competenza
INDICAZIONI
GENERALI
● Rispetto normativa trattamento dati sensibili (D.Leg.vo 196/2003 e GDPR
679/2016)
● Rispetto normativa trasparenza amministrativa (Legge 241/1990 e ss.mm.ii.);
● Rispetto disposizioni di cui al D. Leg.vo 33/2013 e ss.mm.ii. in materia di
amministrazione trasparente.
● Cura e Gestione archivio corrente e storico di propria competenza
GESTIONE DEL
PERSONALE
ASSENZE
● Registrazione giornaliera al gestionale Argo;
● Registrazione giornaliera dei dati al SIDI
● Acquisizione delle determinazioni dirigenziali in merito a:
✔ Visite fiscali (e nel caso effettuare la richiesta di visita)
✔ Nomina del supplente. In tal caso si confronta con la collega Grassi Gabriella che
si attiverà per gestire l’adempimento.
● Gestisce le rilevazioni periodiche come da vigente normativa;
● Pubblica i tassi di assenza del personale;
● Elabora i decreti assenza al gestionale e li trasmette a gecodoc;
● Custodisce i registri firma mensili di tutto il Personale ATA dopo il conteggio delle
ore di straordinario svolto dai dipendenti
GESTIONE DEL
PERSONALE
FERIE
● Elaborazione circolari annuali per le ferie (Natale – Pasqua – Estate) in collaborazione
con il DSGA ed il DS
CERTIFICATI DI
SERVIZIO
● Elaborazione dei certificati (di ogni tipo) del Personale Docente ed ATA.
Adempimento da eseguire entro 3 gg. massimo dalla richiesta.
PERSONALE A
TEMPO
DETERMINATO
● Inserimento di tutti i dati in gestionali ARGO (Personale, Emolumenti, Gecodoc….)
● Verifiche legge antipedofilia.
● Inserimento del contratto nell’apposito registro in collaborazione con il DSGA
Al fine dell’inserimento dei dati dei dipendenti in servizio nei gestionali si occupa di
inserire TEMPESTIVAMENTE tutti i dati relativi all’interessato, compreso
l’indirizzo di posta elettronica personale ed il cellulare. Una mancanza a riguardo
comporta l’impossibilità di elaborare le password di servizio.
In gecodoc, al fine di consentire un agevole invio delle comunicazioni la prima
mail da inserire deve essere sempre quella della scuola @lucca3.edu.it ed al
secondo record quella personale.
MESSE A
DISPOSIZIONE
● Cura e custodia di tutte le domande pervenute nel corso del corrente anno scolastico,
mediante il software di Argo Gecodoc
● Aggiornamento del regolamento se necessario;
UFFICIO
PERSONALE
PENSIONI
● DECADENZA, DIMISSIONI, LICENZIAMENTO, COLLOCAMENTO A
RIPOSO; INIDONEITÀ.
● BUONUSCITA, PENSIONE, RISCATTI, LEGGE 29 ED ELABORAZIONE AL
SIDI
● Verifica delle posizioni di tutti i dipendenti dell’Istituzione scolastica. Analisi
dettagliata del fascicolo personale di ciascuno.
● Acquisizione delle domande volontarie.
● Predisposizione della documentazione del Personale da collocare d’ufficio.
● Elaborazioni TFR e TFS
● Gestione delle posizioni dei dipendenti deceduti in costanza di servizio;
PASSWEB
● Sistemazione della posizione previdenziale di tutto il personale in servizio, Docente
ed ATA.
● Collaborazione con il Personale dell’INPS, ex INPDAP, per la correzione delle
posizioni ove necessario.
● Verifica delle RVPA del Personale
RICOSTRUZIONE
DI CARRIERA
● Ricognizione vecchie domande di ricostruzione di carriera, riscatto e ricongiunzione
Ricostruzioni di carriera – adozione tardiva di decreti – prescrizione degli arretrati.
● Verifica delle posizioni matricolari SIDI e dei fascicoli cartacei di tutto il personale
scolastico in servizio;
● Gestione delle domande di ricostruzioni inoltrate da tutto il Personale in servizio,
Docente ed ATA.
● Verifica delle dichiarazioni di servizio presentate dal Personale dipendente;
ORGANICO
● Collaborazione con l’Ufficio Didattica per l’acquisizione dei dati relativi alle iscrizione
degli alunni;
● Collaborazione con il DS e con il DSGA per l’inserimento dei dati al SIDI;
● Calcolo delle unità in organico di diritto
● Invio dati agli uffici referenti;
● Collaborazione con l’Ufficio Didattica per la collazione dei dati da trasmettere
SOSTITUZIONI 1. Pastore Carolina
2. Grassi Gabriella
3. Mabritto Graziella
4. Salvetti Carlo
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sig. Gabriella Grassi
Affari Generali – Personale 3
Comparto Compiti Assegnati
AFFARI GENERALI
● Visiona quotidianamente il proprio Ufficio Digitale di lavoro archiviato su Gecodoc.
Dentro ci saranno le pratiche che dovranno essere lavorate e portate a
compimento/soluzione
● Acquisisce la posta in entrata che è stata assegnata al suo ufficio, la protocolla nel
rigoroso rispetto delle indicazioni di questo documento e la archivia correttamente
nei fascicoli dedicati e nei sottofascicoli ivi inseriti. Eventuali assegnazioni errate
saranno riassegnate correttamente informando l’assistente che si occupa degli affari
generali ed il DSGA.
● Digitalizza la posta cartacea che acquisisce quando fa servizio sportello all’utenza di
propria competenza e provvede a corretta registrazione (mittente, oggetto,
archiviazione….)
● Cura le scadenze di propria competenza, avendo attenzione di sollecitare la soluzione
di problemi ancora non in via di determinazione;
● Cura della notifica delle circolari di propria competenza a TUTTO il personale
interessato in base all’oggetto delle stesse ed ai destinatari in indirizzo.
● Protocolla in uscita gli atti di propria competenza
● Provvede alla pubblicazione degli atti di propria competenza in:
✔ Albo on line
✔ Amministrazione Trasparente
✔ Argo scuolanext
✔ Sito web
PROGETTI
EUROPEI E
FINANZIAMENTI
STRAORDINARI
(PNSDMONITOR 440-
ALTRO…)
● Supporta il DS e il Dsga nelle pratiche inerenti alle proprie mansioni relativamente ai
progetti PON/FSE – PON/FESR o altro a cui gli OO.CC. decideranno di aderire
PRIVACY
● Collabora con il D.S. per lo svolgimento di tutti gli adempimenti legati alla normativa
in materia di Privacy ed alla produzione della documentazione relativa all’
applicazione D.L. 196/2003 Privacy ed del nuovo regolamento europeo 2016/679;
ACCESSO AGLI ATTI ● Assistenza e cura dell’istruttoria. Collaborazione con il Dirigente scolastico ed
esecuzione delle sue determinazioni
COLLABORAZIONI ● Collabora con il DS ed il DSGA per ogni eventuale richiesta di adempimento
● Collabora con tutte le figure di sistema;
● Collabora con i colleghi del settore amministrativo
● Collabora con il personale ausiliario per lo svolgimento dei compiti istituzionali
GESTIONE
APPUNTAMENTI
● Aggiorna e controlla il “Google Calendar” dove vengono inseriti tutti gli impegni che
riguardano la segreteria e le relative scadenze, e il file per gli appuntamenti;
URP ● Gestione Relazioni con il pubblico (interno ed esterno) per il proprio settore di
competenza
INDICAZIONI
GENERALI
● Rispetto normativa trattamento dati sensibili (D.Leg.vo 196/2003 e GDPR
679/2016)
● Rispetto normativa trasparenza amministrativa (Legge 241/1990 e ss.mm.ii.);
● Rispetto disposizioni di cui al D. Leg.vo 33/2013 e ss.mm.ii. in materia di
amministrazione trasparente.
● Cura e Gestione archivio corrente e storico di propria competenza
COMMUNITY GSUIT
● Comunica TEMPESTIVAMENTE all’Animatore Digitale i nominativi del personale
assunto (nuovi ingressi, trasferiti, supplenti) per la creazione dell’account istituzionale
e per l’inserimento nelle mailing list d’Ufficio
UFFICIO
PERSONALE
ASSENZE
● Nomina del supplente. In tal caso si attiva per gestire l’adempimento in base alla
normativa generale o quella di somma urgenza se è il caso.
● Acquisisce le determinazioni dirigenziali a riguardo e convoca il Personale mediante la
funzione “reclutamento” presente sul portale SIDI;
● Accoglie il personale neo assunto;
● Distribuisce la documentazione per la presa di servizio;
● Verifica la correttezza della compilazione della presa di servizio con particolare
attenzione alla dichiarazione di incompatibilità con il servizio;
● In caso di orario ridotto informa il personale che è tenuto ad informare questo Istituto
in caso di completamento presso altri Istituti o Enti di diritto pubblico e/o privato;
● Invia eventuale documentazione al MEF
GESTIONE DEL
PERSONALE
FERIE
● Raccolta di tutte le richieste di ferie del Personale Docente ed ATA, registrazione al
programma gestionale, emissione dei decreti e verifica finale.
● In caso di ferie non concesse elaborerà il Decreto motivato di diniego;
● Per il personale a tempo determinato verifica delle ferie residue, dopo aver calcolato
tutti i periodi di sospensione attività didattica come da vigente normativa in materia.
● Raccolta di tutte le ferie del personale ATA ed elaborazione del piano ferie da
sottoporre poi al visto del DSGA;
● Al termine dell’anno scolastico, entro e non oltre il 30 Luglio 2022, presenterà al
Direttore SGA una scheda riassuntiva con le seguenti notizie per ciascun dipendente
ATA:
✔ Ferie AA.PP. residue
✔ Ferie AA.CC. residue
✔ Ore eccedenti non fruite
L. 104/92 ● Acquisisce le domande di fruizione dei benefici per assistenza a disabili;
● Verifica dei requisiti per la fruizione dei benefici;
● Informa il personale del diritto alla fruizione ovvero del mancato diritto;
● Monitoraggio delle programmazioni ed eventuale modifiche in corso del mese;
● Monitoraggio annuale sul portale Per la PA;
GRADUATORIE ● Gestione graduatorie personale docente e ATA già presenti e relativa pubblicazione
all’albo
TIROCINANTI
● Gestione di tutti gli adempimenti di competenza amministrativa;
● Collaborazione con referente dell’attività
● Collaborazione con le Università che stipulano le convenzioni con questa Istituzione
scolastica;

NEO IMMESSI IN
RUOLO
● Elaborazione contratto al sidi;
● Trasferisce i dati a Cortopassi per la registrazione al gestionale
● Gestione di tutti gli adempimenti connessi.
● Richiesta dei fascicoli alle Istituzioni di precedente servizio per la riunificazione;
● Trasmissione dei documenti ad organi esterni:
o Ambito Territoriale;
o Ufficio scolastico Regionale
o Ragioneria Territoriale dello Stato;
● Predisposizione della relazione del periodo di prova.
● Adempimenti sidi.
● Assistenza ai docenti per le iscrizioni alle piattaforme della formazione.
MOBILITA’ DEL
PERSONALE
● Cura di tutta la procedura.
● Assistenza al personale interessato, ove questi lo richieda.
● Cura delle comunicazioni telematiche ove necessarie.
● Al termine dell’anno scolastico, al momento della pubblicazione dei movimenti
elabora un prospetto con l’indicazione di:
o Personale Docente uscente
o Personale ATA uscente
o Personale Docente entrante
o Personale ATA entrante
o Posti vacanti e disponibili del Personale docente
o Posti vacanti e disponibili del Personale ATA
● Ogni altro adempimento in riferimento alle pratiche di mobilità
CONTRATTI A
TEMPO PARZIALE
● Acquisizione delle eventuali domande di part time
● Verifica dei requisiti
● Acquisizione delle determinazioni dirigenziali a riguardo
● Elaborazione dei contratti
● Gestione di tutte le procedure consequenziali
● Rispetto delle scadenze stabilite da Norma e da A.T. di Lucca
PERSONALE A
TEMPO
DETERMINATO
● Convocazioni dal portale SIDI sezione “Reclutamento”.
● Stesura TEMPESTIVA del verbale di convocazione con l’indicazione di tutti gli
elementi minimi necessari;
● Informativa alla collega Cortopassi del nominativo individuato e di tutti gli elementi
utili alla registrazione del dipendente e del servizio al Portale SIDI;
● Informativa alla collega Mabritto per l’elaborazione delle password gestionali;
● Informativa all’animatore digitale per l’inserimento nelle piattaforme digitali
dell’Istituto;
● Informativa al collega Salvetti per l’associazione alla classe;
● Informativa al coordinatore di plesso e di classe per la sostituzione
● Contratto al SIDI
● Cura di tutti gli adempimenti collaterali alla stipula del contratto (invio comunicazioni
se necessario o altro…)
● Comunicazione, a mezzo posta elettronica all’indirizzo del dsga circa il
completamento di tutti gli adempimenti preliminari all’autorizzazione delle rate. La
comunicazione deve avvenire entro e non oltre il 3 del mese successivo a quello di
competenza.
o Si ricorda di eliminare il pagamento delle ferie durante lo svolgimento
del servizio;
o Si ricorda che al termina della supplenza bisogna prevedere il pagamento
delle ferie eventualmente non fruite;
● Comunicazioni al centro per l’impiego in eventuale sostituzione di Minciotti.
APPLICAZIONE
MEF
IDENTIFICAZIONE
DIPENDENTI –
PERSONALE
DOCENTE ED
ATA
● Registrazione ed Identificazione dipendenti
● Rilascio PIN
● Prestiti INPDAP
● Sostegno al personale per la funzionalità dell’applicazione NOI PA
RINNOVO OO.CC. ● Collabora con i colleghi di Affari generali e Didattica per l’elaborazione degli elenchi
degli aventi diritto al voto.
● Verifica degli elenchi e dell’assegnazione del personale ai singoli plessi;
SOSTITUZIONI 1. CORTOPASSI Monica
2. MABRITTO Graziella
3. SALVETTI Carlo
4. PASTORE Carolina
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sig. Silvia MINCIOTTI
Affari Generali – Personale 4
Comparto Compiti Assegnati
AFFARI GENERALI
● Visiona quotidianamente il proprio Ufficio Digitale di lavoro archiviato su Gecodoc.
Dentro ci saranno le pratiche che dovranno essere lavorate e portate a
compimento/soluzione
● Acquisisce la posta in entrata che è stata assegnata al suo ufficio, la protocolla nel
rigoroso rispetto delle indicazioni di questo documento e la archivia correttamente
nei fascicoli dedicati e nei sottofascicoli ivi inseriti. Eventuali assegnazioni errate
saranno riassegnate correttamente informando l’assistente che si occupa degli affari
generali ed il DSGA.
● Digitalizza la posta cartacea che acquisisce quando fa servizio sportello all’utenza di
propria competenza e provvede a corretta registrazione (mittente, oggetto,
archiviazione….)
● Cura le scadenze di propria competenza, avendo attenzione di sollecitare la soluzione
di problemi ancora non in via di determinazione;
● Cura della notifica delle circolari di propria competenza a TUTTO il personale
interessato in base all’oggetto delle stesse ed ai destinatari in indirizzo.
● Protocolla in uscita gli atti di propria competenza
● Provvede alla pubblicazione degli atti di propria competenza in:
✔ Albo on line
✔ Amministrazione Trasparente
✔ Argo scuolanext
✔ Sito web
PROGETTI
EUROPEI E
FINANZIAMENTI
STRAORDINARI
(PNSDMONITOR 440-
ALTRO…)
● Supporta il DS e il Dsga nelle pratiche inerenti alle proprie mansioni relativamente ai
progetti PON/FSE – PON/FESR o altro a cui gli OO.CC. decideranno di aderire
PRIVACY
● Collabora con il D.S. per lo svolgimento di tutti gli adempimenti legati alla normativa
in materia di Privacy ed alla produzione della documentazione relativa all’
applicazione D.L. 196/2003 Privacy ed del nuovo regolamento europeo 2016/679;
ACCESSO AGLI ATTI ● Assistenza e cura dell’istruttoria. Collaborazione con il Dirigente scolastico ed
esecuzione delle sue determinazioni
COLLABORAZIONI ● Collabora con il DS ed il DSGA per ogni eventuale richiesta di adempimento
● Collabora con tutte le figure di sistema;
● Collabora con i colleghi del settore amministrativo
● Collabora con il personale ausiliario per lo svolgimento dei compiti istituzionali
GESTIONE
APPUNTAMENTI
● Aggiorna e controlla il “Google Calendar” dove vengono inseriti tutti gli impegni che
riguardano la segreteria e le relative scadenze, e il file per gli appuntamenti;
URP ● Gestione Relazioni con il pubblico (interno ed esterno) per il proprio settore di
competenza
INDICAZIONI
GENERALI
● Rispetto normativa trattamento dati sensibili (D.Leg.vo 196/2003 e GDPR
679/2016)
● Rispetto normativa trasparenza amministrativa (Legge 241/1990 e ss.mm.ii.);
● Rispetto disposizioni di cui al D. Leg.vo 33/2013 e ss.mm.ii. in materia di
amministrazione trasparente.
● Cura e Gestione archivio corrente e storico di propria competenza
UFFICIO
PERSONALE
● Aggiorna tempestivamente i dati del centro per l’impiego a seguito di trasferimento
delle notizie da parte della collega Gabriella GRASSI.
● Avrà cura di informarsi su eventuali notizie da registrare
CENTRO PER
L’IMPIEGO
● Avrà cura di non far trascorrere la scadenza nel registrare tutte le informazioni da
comunicare al Centro per l’impiego.
CONVALIDA
TITOLI DI
ACCESSO
● Verifica dei titoli dichiarati dal supplente e procede alla convalida ovvero alla NON
convalida
GESTIONE DEI
FASCICOLI
PERSONALI DI
DOCENTI ED ATA
● Verifica dei documenti ivi inseriti.
● Verifica del corretto inserimento di TUTTI i dati dell’interessato al software gestionale
ed Integrazione/correzione ove necessario.
● Unificazione fascicolo personale.
● Chiusura dei servizi al software gestionale per il personale che ha interrotto, a qualsiasi
titolo, il servizio.
● Aggiornamento posizioni di stato quali decadenza, cessazione, dispensa,
trasferimenti.
● Acquisizione fascicoli da altre Istituzioni
● Trasmissione dei fascicoli del personale uscente
PERSONALE A
TEMPO
DETERMINATO
1. Convocazioni
Procede alla convocazione del personale supplente in collaborazione con la collega
Grassi Gabriella e completa la procedura con verbale, acquisizione dei documenti
per l’assunzione in servizio;
2. Inserimento Contratti al SIDI
Procede all’inserimento del contratto al SIDI a seguito di convocazione e procedura
prevista per il reclutamento di personale a tempo determinato;
SOSTITUZIONE 1. Pastore Carolina
2. Gabriella Grassi
3. Monica Cortopassi
4. Mabritto Graziella
5. Salvetti Carlo
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
GESTIONE DEL PIANO DELLA COMUNICAZIONE
ASSISTENZA AGLI UFFICI AMMINISTRATIVI
Docente collocato fuori ruolo
Ins. Roberto VIANI
Obiettivo professionale: Definire e diffondere un piano gestionale della Comunicazione come
documento che, oltre ad elencare le azioni comunicative dell’ente, costituisce un processo che
attraversa l’organizzazione, che la coinvolge interamente e la modifica nelle sue modalità
organizzative.
Due sono le principali direttive di azione:
1.Progettazione strategica: Pianificare e redigere il Piano della Comunicazione a partire dagli
obiettivi strategici dell’Istituto (definiti nell’Atto d’Indirizzo della DS, nel RAV, PdM e nel PTOF),
dall’analisi del contesto interno ed esterno all’organizzazione coerentemente agli obiettivi previsti e
dall’individuazione degli attori coinvolti e dei destinatari delle diverse azioni di comunicazione
previste
2. Progettazione operativa: traduzione degli obiettivi strategici individuati in obiettivi
di comunicazione e nella scelta degli strumenti e delle attività più idonee al raggiungimento degli
obiettivi di comunicazione.
● Collaborare con le Funzioni Strumentali e con lo staff di dirigenza per la stesura del PdC;
● Documentare e diffondere i processi/prodotti realizzati della Funzione Strumentale Area
5 e delle sue referenti;
● Completare il sito web previa raccolta dei documenti, della modulistica (genitori-docentiATA) e delle informazioni da pubblicare nelle diverse sezioni;
● Aggiornare settimanalmente il sito web e pubblicare le news in tempi rapidi;
● Diffondere e promuovere progetti e iniziative anche attraverso il portale ARGO
BACHECA SCUOLA NEXT;
● Gestite l’Ufficio stampa integrandolo con nuove professionalità da formare;
● Mantenere i contatti con la Stampa locale e con l’Ufficio Stampa del Comune di Lucca;
● Collaborare con l’Ufficio per la revisione, aggiornamento e integrazione della modulistica
relativa all’area ALUNNI
● Provvedere, rispettando le direttive del Dirigente, all’invio di comunicazioni/informazioni
ed eventuali rilevazioni;
L’ins. Roberto Viani avrà anche il compito di collaborare con i seguenti Uffici di segreteria:
❖ Area Alunni (Carlo Salvetti) per la gestione di rilevazioni periodiche riguardo gli alunni,
rinnovo OO.CC., scrutini, iscrizioni annuali, comunicazioni con le famiglie, contratti di
comodato;
❖ Area Affari Generali, per la redazione di circolari, comunicazioni varie;
❖ Area Contabile (Graziella Mabritto), per la raccolta dei fabbisogni di materiali da parte dei
docenti (strumentazioni, materiale di facile consumo….)
❖ Dirigente scolastico e collaboratrici, per la rilevazione periodica dei dati covid e per la
gestione dei progetti in corso di svolgimento.
ASSISTENTI TECNICI – svolgimento della prestazione – anno scolastico 2021/2022
L’organico degli Assistenti Tecnici affidati a questa istituzione è composto di n. 2 unità, che svolgeranno la
propria prestazione in n. 16 scuole, per numero variabile di ore in ciascuna istituzione, valutato in ragione dei
singoli fabbisogni.
Presso questa Istituzione svolgerà servizio il Sig. Salvatore Setola che si occuperà di mansioni tecniche
all’interno dell’Istituto.
Assume responsabilità diretta in ordine alla buona tenuta e conservazione del materiale, nonché
all’approntamento, alla conduzione e all’ordinaria manutenzione e riparazione delle macchine e attrezzature in
dotazione al laboratorio, officina o reparto di lavorazione cui è addetto. Le riparazioni di cui l’assistente potrà
occuparsi sono esclusivamente riferite ad interventi semplici e che non richiedano interventi specializzati
Per tutto quanto sopra collaborerà con:
– Docenti per garantire la funzionalità delle strumentazioni in dotazione;
– Animatore digitale, per contribuire alla transizione digitale ed all’impulso verso tale
direzione;
– Docenti delle rispettive discipline/laboratori per la didattica in presenza
– Direttore SGA per il collaudo dei beni acquistati
– Direttore SGA per la gestione degli acquisti di materiale informatico
– Assistenti Amministrativi per la gestione dei beni